Conditions d’utilisation

1. Qui exploite ATELO

ATELO est exploité par PEPE MEDIA, entreprise individuelle, établi 172, rue Fagneton, 5620 Saint-Aubin, Belgique, inscrit à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0758.459.826. Contact : hello@atelo-event.be.

« Nous » désigne cet exploitant, « vous » l’entreprise qui utilise ATELO, et « vos clients » les personnes dont vous enregistrez les données dans l’outil.

2. Ce que vous acceptez, et quand

Ces conditions et leur annexe sont acceptées à la création du compte, par la case prévue à cet effet. Elles valent pour toutes les personnes que vous invitez dans votre entreprise : c’est à vous de les en informer.

La politique de confidentialité n’est pas un contrat : elle vous informe de ce que nous faisons de vos données, et vous n’avez pas à l’accepter pour utiliser le service.

3. Le service tel qu’il est aujourd’hui

ATELO est en phase de test, avec 15 entreprises invitées. Le logiciel fonctionne et vos données sont réelles : elles sont enregistrées, sauvegardées chaque nuit et vous pouvez les exporter à tout moment. Mais il évolue vite, et voici ce qu’il faut savoir aujourd’hui :

• vos clients peuvent régler leurs factures en ligne, sur une page hébergée par notre prestataire de paiement : l’argent arrive sur votre compte, jamais sur le nôtre, et nous ne prélevons aucune commission. Votre abonnement se paie à part, comme le décrit l’article 7 ;
• l’assistant fondé sur l’intelligence artificielle est désactivé sur ce serveur ; s’il était activé, la politique de confidentialité nommerait ses fournisseurs avant.

Chaque écran concerné le dit à l’endroit où la question se pose. Nous nous engageons à ne jamais présenter comme fonctionnel ce qui ne l’est pas.

4. Votre compte

Pendant le test, un compte ne se crée qu’avec un lien personnel que nous émettons. Vous répondez de l’exactitude des informations de votre entreprise — elles figurent sur vos devis, contrats et factures — et de la confidentialité de votre mot de passe. Les actions faites depuis votre compte vous sont imputées.

Vous pouvez inviter vos collaborateurs et choisir leurs droits. Une invitation en cours peut être retirée, un accès peut être révoqué, et chaque action sensible est inscrite au journal de votre entreprise.

5. Vos clients, vos obligations

Les données que vous enregistrez sur vos clients restent les vôtres : vous en êtes le responsable, nous n’en sommes que le sous-traitant. Vous garantissez avoir le droit de les enregistrer, et il vous revient d’informer vos clients de la manière dont vous les traitez, y compris du fait que vous utilisez ATELO.

Vous restez seul tenu de vos obligations professionnelles : mentions légales de vos documents, régime de TVA, conservation de vos pièces comptables. ATELO numérote vos factures sans trou et calcule vos montants côté serveur, mais il ne remplace ni votre comptable ni votre conseil.

6. Ce qui n’est pas permis

• enregistrer des données sans base légale, ou des contenus illicites ;
• partager un compte entre plusieurs entreprises, ou revendre l’accès au service ;
• tenter de contourner les protections, d’accéder aux données d’une autre entreprise, ou d’éprouver la sécurité du service sans notre accord écrit ;
• utiliser l’envoi d’e-mails d’ATELO pour de la prospection de masse : il sert aux messages du service et aux liens d’espace client.

En cas d’abus manifeste, nous pouvons suspendre un compte. Sauf urgence ou obligation légale, nous vous prévenons et vous laissons exporter vos données.

7. Prix et abonnement

Pendant la phase de test, une formule Solo, Studio ou Agence fixée par votre lien d’invitation, ou accordée par nous, vous est offerte : rien ne vous est prélevé et aucun moyen de paiement ne vous est demandé. Nous vous préviendrons au moins un mois avant la fin de cette gratuité. Ce qui suit vaut pour les abonnements souscrits, et pour votre entreprise une fois cette gratuité terminée.

L’abonnement se souscrit depuis la page « Abonnement » de l’application, sur la page sécurisée de notre prestataire de paiement. Il se paie d’avance, chaque mois, et se renouvelle jusqu’à sa résiliation. Rien n’est prélevé sans que vous ayez renseigné vous-même un moyen de paiement.

Ces prix s’entendent sans TVA : l’éditeur d’ATELO relève du régime particulier de franchise des petites entreprises. Une facture est émise à chaque prélèvement et reste disponible depuis « Gérer mon abonnement ».

Depuis ce même espace, vous changez de formule à tout moment — la différence est calculée au prorata — et vous résiliez quand vous le souhaitez : la résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée. Votre entreprise continue ensuite dans les limites de la formule Essai — 5 dossiers par an, 2 personnes —, sans que rien ne s’efface, et vos données restent exportables.

Si un prélèvement échoue, notre prestataire le retente, et votre abonnement apparaît « en retard ». Sans régularisation dans les 14 jours qui suivent le premier échec, votre entreprise passe en lecture seule : vos données restent consultables et exportables, mais plus rien ne peut être créé ni modifié. L’accès complet revient dès que le paiement est reçu.

Les entreprises du programme de lancement conservent une remise de 25 % sur la formule choisie, sans limite de durée : elle est notée sur leur abonnement et appliquée à chaque prélèvement. Tout changement de prix vous est annoncé au moins un mois à l’avance.

8. Disponibilité, sauvegardes, incidents

Le service tourne sur un serveur unique hébergé à Bruxelles, Belgique. Il n’y a pas de redondance : une panne du serveur rend ATELO indisponible jusqu’à son retour. Nous ne prenons donc aucun engagement de niveau de service pendant le test.

La base et vos documents sont sauvegardés chaque nuit, avec une copie chiffrée gardée hors du serveur ; les sauvegardes sont conservées 14 jours. Les mises à jour sont fréquentes et peuvent provoquer de brèves interruptions. En cas d’incident affectant vos données, nous vous écrivons.

9. Arrêter, et partir avec ses données

Vous pouvez arrêter quand vous voulez. Depuis la page « Vos données » de l’application, vous exportez l’ensemble de votre entreprise dans un fichier lisible, et vous demandez sa suppression : elle est exécutée au bout de 30 jours, reste annulable jusque-là, et efface vos données, vos fichiers et les comptes qui n’appartiennent qu’à elle.

Pensez à exporter d’abord ce que la loi vous impose de conserver, vos factures notamment : une fois la suppression exécutée, nous ne pouvons rien restaurer.

Si le programme de test prend fin ou change de forme, nous vous prévenons au moins un mois à l’avance.

10. Responsabilité

Le service est fourni en l’état pendant la phase de test. Nous répondons de nos fautes et des manquements à ces conditions, dans les limites permises par la loi ; nous ne répondons pas des conséquences d’un usage contraire à ces conditions, ni de vos obligations propres envers vos clients et l’administration.

Rien dans ces conditions ne limite votre responsabilité ni la nôtre en matière de données personnelles : elle est réglée par le règlement général sur la protection des données.

11. Ce qui appartient à qui

Le logiciel, son code, sa marque et son identité visuelle nous appartiennent. Vous en recevez un droit d’usage, limité à votre entreprise et à la durée de votre compte.

Vos données, vos documents, vos textes et votre logo restent les vôtres. Nous ne nous en servons que pour faire fonctionner le service : afficher votre logo sur vos documents et dans l’espace de vos clients, par exemple. Nous ne les utilisons ni pour de la publicité, ni pour entraîner un modèle.

12. Modifications

Ces conditions peuvent changer quand le service change. Pour un changement important, nous vous écrivons au moins trente jours avant. Continuer à utiliser ATELO après cette date vaut acceptation ; sinon, vous pouvez partir avec vos données, comme prévu à la section 9.

13. Droit applicable

Ces conditions sont soumises au droit belge. En cas de désaccord, écrivez-nous d’abord : nous cherchons une solution. À défaut d’accord, les tribunaux belges sont compétents.

Annexe — Contrat de sous-traitance

Cette annexe est le contrat exigé par l’article 28 du règlement général sur la protection des données. Elle est conclue entre vous, responsable du traitement des données de vos clients, et PEPE MEDIA, sous-traitant. Elle est acceptée avec les conditions ci-dessus et vaut tant que votre compte existe.

A1. Objet du traitement

A2. Nos engagements

• Ne traiter ces données que sur vos instructions, et pour vous fournir le service. Si une instruction nous paraît contraire au règlement, nous vous le disons.
• Ne jamais les utiliser pour notre compte : ni publicité, ni revente, ni entraînement de modèle, ni statistique nominative.
• Garantir la confidentialité : seules les personnes qui en ont besoin y accèdent, et elles y sont tenues.
• N’y accéder pour du support qu’avec une habilitation justifiée par écrit, limitée à 24 heures et inscrite au journal — que vous pouvez consulter. Aucun accès silencieux n’est possible.

A3. Sécurité

• connexions chiffrées sur l’ensemble du service ;
• mots de passe conservés sous forme d’empreinte, jamais en clair ;
• cloisonnement de chaque entreprise vérifié par la base de données elle-même, et pas seulement par l’application ;
• liens d’espace client et d’invitation dont nous ne gardons que l’empreinte, et qui expirent ;
• serveur protégé par un pare-feu, administration par clé uniquement, mises à jour de sécurité automatiques, sauvegardes chaque nuit, dont une copie chiffrée gardée hors du serveur ;
• journal de sécurité conservé 12 mois, qui enregistre les connexions et les actions sensibles.

A4. Sous-traitants ultérieurs

Vous autorisez les sous-traitants ci-dessous. Nous vous informons avant d’en ajouter un, et vous pourrez vous y opposer — en résiliant, si nous ne pouvons pas faire autrement.

Pour l’encaissement, vous avez votre propre contrat avec ce prestataire, accepté lors de votre inscription chez lui : il vous verse directement, et nous ne détenons jamais vos fonds. Nous lui transmettons seulement ce qu’il faut pour ouvrir le paiement.

Les e-mails sont traités dans la région européenne de ce prestataire. Un accès depuis les États-Unis reste possible pour l’exploitation de son service : il est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et par le cadre de protection des données UE–États-Unis.

A5. Droits des personnes

Les demandes de vos clients vous sont adressées, puisque vous êtes responsable. Nous vous aidons à y répondre : l’application vous permet de retrouver, corriger et effacer une fiche, et d’exporter l’ensemble de vos données dans un fichier lisible. Si l’un de vos clients nous écrit directement, nous le renvoyons vers vous sans traiter sa demande.

A6. Violation de données

Si nous constatons une violation concernant vos données, nous vous prévenons sans délai injustifié, avec ce que nous savons : ce qui s’est passé, les données concernées, les conséquences probables et les mesures prises. La notification à l’autorité, elle, vous appartient.

A7. Analyse d’impact et registre

Nous vous fournissons, sur demande écrite, les informations nécessaires à votre registre des traitements et, le cas échéant, à une analyse d’impact : nature des traitements, mesures de sécurité, sous-traitants, durées.

A8. Contrôle

Vous pouvez nous demander de démontrer le respect de cette annexe. La page « Vos données » et le journal des habilitations vous donnent déjà l’essentiel ; pour le reste, écrivez-nous. Un audit sur place, s’il est nécessaire, se convient à l’avance.

A9. Fin du contrat

À la fin de votre compte, vos données sont effacées selon la section 9 : export possible à tout moment, suppression exécutée après 30 jours, fichiers compris. Un document que vous supprimez est effacé définitivement 30 jours plus tard. Les sauvegardes tournent sur 14 jours, copie chiffrée hors du serveur comprise : passé ce délai, une donnée effacée a aussi disparu des sauvegardes. Nous ne conservons que la preuve qu’une suppression a eu lieu.

A10. Responsabilité

Chacun répond de ses propres manquements, dans les conditions de l’article 82 du règlement. Cette annexe l’emporte sur les conditions d’utilisation pour tout ce qui concerne les données personnelles de vos clients.